En nuestro blog, hemos publicado ya varios artículos sobre formación, elearning, las tendencias en el microlearning, consejos… También ha aparecido en este espacio una completa guía para conocer un poco más esta modalidad formativa, que propone una formación corta, concisa, en formato visual y que fundamenta en el uso del vídeo y el smartphone.
No todo el microaprendizaje es vídeo, claro. Tampoco lo es el uso de un smartphone. Pero ambas herramientas son las que están permitiendo que esta modalidad formativa sea la que más ha crecido en el último año.
A pesar de este rápido crecimiento, no debes pensar que el microaprendizaje es una moda pasajera. Es cierto que es una moda, sí, pero las ventajas que nos aporta y las mejoras en las comunicaciones (5G, wifi universal o los smartphones de nueva generación…) dibujan un panorama a corto y medio plazo muy interesante.
Si ya conoces un poco más sobre esta modalidad formativa o si has completado alguna vez un curso en Coursera, en Linkedin o en Udemy, seguro que piensas que es un formato que se puede adaptar, en ocasiones, a tus necesidades formativas. Pero ¿has pensado cómo utilizarlo en tu empresa? Aunque el microaprendizaje se puede incluir y adaptar a casi cualquier proyecto formativo, a continuación te presentamos los 3 escenarios donde el microaprendizaje triunfa en la actualidad.
1.-On Boarding- Planes de acogida que aplican microaprendizaje
2.-Formación sobre aplicaciones de microaprendizaje
3.-Sensibilización de colectivos
1. On Boarding – Planes de Acogida que aplican microaprendizaje
En la actualidad son muchas las organizaciones que se plantean mejorar el proceso de incorporación de sus nuevos empleados y empleadas. Solo las grandes organizaciones, hasta hace bien poco, trataban este asunto de forma ordenada y procedimentada. Aun así, en muchas ocasiones el plan de formación inicial a las nuevas incorporaciones consiste en entregar documentación y explicar procedimientos. Esto incluye la entrega de manuales o simplemente de apoyo en el momento que se precisa. En este sentido, el acompañamiento presencial es quizás el elemento a mejorar valorado por las nuevas incorporaciones. Pero el coste que ello supone puede ser un serio impedimento. En este sentido el microaprendizaje es una herramienta excelente en un proceso de onboarding ya que:
- Permite a las nuevas incorporaciones recibir de manera inmediata información muy valiosa sobre:
- Conocimiento general de la empresa (organigrama, misión, visión, valores…).
- Las personas que componen la organización.
- Los principales procesos que le afecten en su trabajo (partes de horas, gastos, viajes…).
El uso de microaprendizaje permite:
- Recibir la formación con inmediatez, según se incorpore y sin depender de nada más (agendas, disponibilidad, desplazamientos…)
- Efectividad y acceso sencillo, desde el móvil o desde el ordenador a esta primera experiencia formativa e informativa de las nuevas incorporaciones con su nueva empresa.
- Mostrar una excelente imagen de empresa para las nuevas incorporaciones. Este es un aspecto que se debe cuidar mucho ya que este proceso es la primera toma de contacto de estas personas con la empresa. Si la experiencia es buena, es muy probable que tengamos empleados satisfechos desde el inicio, contentos de pertenecer a una gran organización, con lo que ello conlleva.
- Reducir hasta en un 70% el tiempo de formación inicial, de manera que las nuevas incorporaciones puedan desempeñar sus funciones de forma mucho más rápida.
El uso de microaprendizaje para realizar planes de On Boarding en todo tipo de organizaciones está permitiendo a muchas empresas de menor tamaño -a partir de 60 trabajadores- disponer de una herramienta de RRHH clave para mejorar la imagen y la competitividad. Hoy en día esto es posible debido a las posibilidades que la tecnología nos brinda, al uso generalizado de smartphones y las mejoras en producción y distribución de vídeo. Desarrollar un buen On Boarding para cualquier empresa es, hoy en día y con esta metodología, algo tan rápido como económico, ¿Cuánto crees que puede costarte crear un plan de acogida personalizado? Seguro que menos de lo piensas y, desde luego, mucho menos de lo que te vas a ahorrar.
2. Formación sobre aplicaciones
Cada vez tenemos más aplicaciones sobre las que tenemos que trabajar. En el pasado, si eran pocas y no registrabas las horas de tus empleados, ahora debes hacerlo por ley. Igual es sencillo, debería serlo, pero si no es tan fácil, ¿cómo explicas a tus trabajadores y trabajadoras cómo usar esta aplicación? ¿Cuántas horas cargan y cómo se hace? Y finalmente, ¿las vacaciones y las ausencias se registran? Es solo un ejemplo, seguro que usas un montón de aplicaciones. Revisa esta lista y mira a ver cuántas de estas utilizas, y de paso ¿cuáles te gustaría conocer mejor para darles un uso más eficaz?
- Microinformática: Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook, Gmail, Google Calendar…
- Productividad: Slack, Trello, Microsoft Teams, Microsoft Flow, Microsoft Planner…
- Gestión : SAP, Dynamics, Holded…
Hasta hace bien poco la formación sobre aplicaciones informáticas era exclusivamente presencial, pero una formación presencial no es la mejor para este tipo de proyectos, ya que implican conocer funcionalidades antes de tener la necesidad de usarlas (formación previa) o después de usarlas durante un tiempo (formaciones de refuerzo). La productividad de los empleados en el uso de aplicaciones cuando la formación se basa en metodología presencial es un serio problema que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta y que no permite el uso adecuado de las mismas. En la mayoría de las ocasiones no se usa más del 10% de la potencialidad de las herramientas.
Cuando usamos elearning tradicional, algunas de las desventajas de la formación presencial se solventan, pero ¿quién necesita hoy en día un curso de 30 horas de Excel? ¿Quieres conocer 150 funcionalidades de tu CRM? Seguro que no, no tienes tiempo, pero muy probablemente te interese tener conocimientos sobre algunas:
- Conocer aspectos concretos de tu aplicación(cómo dar de alta un cliente, cómo hacer una tabla dinámica en Excel…).
- Aprenderlos de forma rápida o a tu ritmo, repitiendo la explicación tantas veces como quieras.
- Acceder a la formación de manera sencilla, incluso desde tu móvil, sin problemas de claves, URLs…, y sin tener que instalar nada.
- Recibir la formación en el preciso instante que la necesitas, no antes ni después, sino cuando estás dando de alta a tu cliente o creando tu tabla dinámica.
Pues bien, es microaprendizaje, bienvenido. Aprender una función de Office 365 en 2 minutos es algo tan efectivo como necesario, tan sencillo de entender como atractivo para un usuario. En la actualidad cada vez son más los proveedores de formación que disponen de cursos de microaprendizaje sobre aplicaciones. En FITLS puedes encontrar más de 500 vídeos sobre aplicaciones en formato microaprendizaje agrupados en cursos y colecciones sobre Planner, Office 365, Windows 10 o Gsuite, entre otros.
3. Sensibilización de colectivos
¿Has pensado en que si tus empleados no están sensibilizados sobre algo, cualquier formación que le ofrezcas no valga para nada? En muchas ocasiones, formar a un colectivo que no está sensibilizado sobre la materia en la que va a recibir la formación, no solo va a impedir que la formación sea efectiva, sino que muy probablemente causará un “efecto rechazo”. Si piensas formar a tu plantilla, o estás obligado a ello, en temas como “Igualdad entre Mujeres y Hombres”, “Gestión de la Diversidad” o en temas más tecnológicos como “Ciberseguridad en la empresa” o “Uso responsable de la tecnología”, estás en el buen camino. Este tipo de formaciones son imprescindibles para mejorar el clima laboral y, como consecuencia, para mejorar la productividad. Ahora bien, si planteas a tus empleados una formación presencial de 8 horas sobre igualdad, o sobre ciberseguridad, en la que les vas a dar un montón (todos a la vez) de consejos, trucos, indicaciones… probablemente no valgan para nada y es casi seguro que los empleados los pueden percibir como “una pérdida de tiempo, porque la empresa tiene la obligación de cumplir con ello”.
Todo proceso de formación en materias de este tipo debe venir precedido de una etapa de sensibilización:
- Más amable en cuanto a las formas.
- Menos intrusiva en cuanto a la dedicación.
- Más ligera en cuanto a los contenidos a desarrollar.
El uso de microaprendizaje en procesos de sensibilización permite:
- Hacer llegar un mensaje de forma directa y efectiva hasta todos los destinatarios.
- El uso de vídeo de corta duración como elemento de comunicación efectiva.
- Mejorar el impacto en la organización.
- Conseguir unos resultados muy superiores a los que cualquier otra metodología puede ofrecer.
En FITLS hemos desarrollado una metodología específica para poner en marcha proyectos como la Metodología 21+1 by Fit Learning, basándonos en :
- Un modelo específico de desarrollo de los contenidos en vídeo(atractivos, cortos, funcionales, directos…).
- Una aplicación tipo Netflix (SmartMobile), que permite la mejor experiencia a los usuarios, sencilla y atractiva.
- Enviar mensajes diarios en formato vídeo que no impliquen más de 5 minutos de dedicación al día.
- Repetir durante 1 mes el proceso de envío mensaje diario, trabajando un tema cada día, y convirtiendo el menaje general en algo reiterativo durante 1 mes.
- Concluir el mes con un divertido juego de preguntas y respuestas.
- Medir el impacto real en la organización.
En conclusión, esto son 3 de los usos más habituales del microlearning en las organizaciones. No son los únicos, seguro que has pensado o se te ocurren muchas más posibilidades para un modelo formativo que utilice la tecnología, el vídeo y el móvil como hilos conductores.
Sin embargo, estos 3 usos del microaprendizaje han hecho posible que sea la modalidad formativa que más ha crecido en el último año. Las posibilidades del microaprendizaje son tan grandes como su futuro.
No esperes a ver cómo otros lo utilizan en sus empresas, empieza a sacar partido a sus enormes posibilidades.